HRT Insight

En blogg om HR-system

HR Tech World Congress 2015

Igår hade jag förmånen att få vara med i ett avsnitt av grymma HR-podden, som drivs av Katarina Starendal och Gisela Jönsson. Ämnet var ”HR Tech” och jag rapporterade om ett antal trender efter att ha varit på HR Tech World Congress i Paris nu i oktober.

HR-podden

Trend 1: Conzumerized HR Technology

Första trenden handlar om det ökade fokuset på användarvänlighet för slutanvändare.

Tittar vi rent historiskt på HR-system har de i första hand varit byggda för att ersätta pappersarbete och till störst del varit riktade åt användare som arbetar med HR. Även om chefer och medarbetare varit slutanvändare har de i princip sett HR-systemen som ett nödvändigt ont.

Vad som blir mer och mer tydligt är att systemens funktionalitet och utformning kretsar kring chefer och medarbetare. Systemen ska vara lätta att använda, det ska gå snabbt och framförallt skapa ett mervärde. Den här trenden kan kallas för ”Consumerized HR Technology”.

Tittar vi exempelvis på rekryteringssystem så handlar dessa inte längre bara om att hantera ansökningar och kunna göra urval, dvs. skapa ett värde för HR. Nu handlar det om att erbjuda en bra upplevelse för kandidater där det ska vara enkelt och lockande att faktiskt söka jobbet, exempelvis via mobilen på bussen hem. Fler och fler system får stöd för att HR och chefer kan samverka mer i processen, videointervjuer etc. Svenska Teamtailor är ett bra exempel.

Om vi tar LMS som ett annat exempel så har de historiskt varit till för att HR ska kunna administera kurser. De ledande systemen idag erbjuder snarare en upplevelse för användarna. De kan interagera med experter, systemen föreslår kurser utifrån karriärmål etc.

Tittar man på HR-system så börjar det finnas stöd för prediktiv analys. Chefer ska inte längre behöva ta fram data och analysera själv, utan kommer till dem i form av intelligenta rekommendationer.

När vi pratar om användarvänlighet så är mobilt också väldigt hett. Det är också ett begrepp som förekom väldigt mycket. Jag var bl.a. på ett seminare arrangerat av Fosway Group som i sina studier, fokuserade på europeiska företag, kommit fram till att ca 20 % använder HR-applikationer som stödjer mobiler, men att att det kommer i princip dubbla inom ett år. Med andra ord kommer mycket hända inom kort.

Mobilt handlar inte enbart att det ska gå att logga in i HR-systemet på samma sätt fast från mobilen, utan att man bygger mobila applikationer utifrån möjligheterna som finns (kamera, geotaggning etc). Mobilt är dock ett komplement främst för slutanvändare. För mer avancerade rapporter får vi nog behålla våra kära datorer ett tag till.

IMG_0893

Trend 2: SaaS – nya möjligheter och roller för HR

Cloudtjänster och SaaS i sig är ingenting nytt (enligt Fosway Group har redan eller kommer 80 % av alla företag gå över till sådana tjänster ), men området mognar mer och mer.

Vad som är intressant är att SaaS kräver ett delvis annat mindset i hur HR och IT jobbar. Coca Cola pratade exempelvis om övergången från att IT reaktivt hanterar utvecklingsönskemål till att HR mer eller mindre själva kan hantera SaaS-applikationer själv. I och med att det inte går att göra anpassningar utan fokus ligger på konfiguration samt att systemen blir mer användarvänliga uppstår ny slags ”HR Technologist” som vad de kallade lösningskonsulter.

Teknisk kompetens är givetvis väldigt viktigt även i framtiden, men det är inte ett effektivt arbetssätt att reaktivt “lämna över” stafettpinnen till IT. Det krävs mer samarbete, och här uppstår en hybridroll mellan HR och IT baserat på kunskap om affären.

Trend 3: HR Analytics/prediktiv analys

En tredje stor trend är HR Analytics, och då framför allt prediktiv analys.

Så gott som alla leverantörer pratade om prediktiv analys, däribland Workday, Oracle, SuccessFactors och Cornerstone OnDemand. Begreppet är ganska brett och kan också innefatta exempelvis semantisk analys. Inom HR Analytics-området finns även många spännande startups, exempelvis franska Clustree.

Personligen har jag lite hatkärlek till HR Analytics. Det är lite som att ta en röntgenbild på ett sjukhus. Det medför en viss kostnad och ingen blir frisk av det i sig, men det kan spara tid och pengar eftersom det snabbt ger en hint om vad problemen är och var de finns. Samtidigt kommer människor alltid kommer vara människor och system kan aldrig ersätta relationer och ledarskap. Man får alltid se det som ett stöd till att fatta beslut, ingen annat. Vissa leverantörer var kanske lite med ödmjuka till detta faktum än andra. Som lite balans till hur fantastiskt HR Analytics är enligt vissa leverantörer rekommenderar jag bl.a. att läsa Jonas Söderströms blogginlägg Big data och HR: drömmen om hi-tech lösningar.

Tips: Så gott som alla presentationer från HR Tech finns på Slideshare

Business case och lessons learned om HRIS i molnet

Fredrik Rexhammar publicerade i dagarna en väldigt intressant presentation om hur man bygger ett business case kring HRIS som SaaS- eller molntjänst samt ett antal råd utifrån hans erfarenheter.

Ett annat tips är att lyssna på denna intervju med Fredrik, där han berättar om varför och hur Swedbank implementerat Oracle HCM Cloud.

Fyra sätt att implementera HR-system

Bersin by Deloitte har tagit fram en intressant modell över hur implementationer för HR-/HCM-system kan bedrivas. Modellen utgår från fyra olika nivåer – från projekt som enbart fokuserar på tekniken till den ”kundcentrerade implementationen”. Hur kan era projekt beskrivas?

HCMMM

IDC: Leverantörer försöker differentiera sig, men gör det på samma sätt

Det amerikanska analysföretaget IDC släppte idag sin årliga MarketScape-rapport över integrerade talent management-system. Av de tretton leverantörer som undersökts rankades Cornerstone OnDemand, Halogen Software, IBM, Oracle Talent Cloud, Peoplefluent och SuccessFactors i den främsta kategorin (Leaders). De övriga som deltog var ADP, Infor HCM, Lumesse, Saba, SilkRoad, SumTotal och Technomedia.

Den mest intressanta analysen från rapporten är att de olika leverantörerna alltmer närmar sig varandra sett till erbjudande. Alla försöker differentiera sig, men gör det på samma sätt.

Framförallt är HR Analytics ett område som många satsar på. Likaså står mer användarvänliga gränssnitt högt på agendan.

”Positive client perception increased universally for all vendors according to IDC’s 2014 survey of HR executives. In particular, client perception of feature depth and for integration of talent systems with core HR rose significantly.”

”The competitive field continues to tighten as the market matures, making differentiation ever harder to achieve.”

De bästa presentationerna från HR Tech Europe 2014

I förra veckan hölls HR Tech Europe 2014 i Amsterdam. Här är några av de mest intressanta presentationerna:

Förstå problemet innan du löser det

Att på olika sätt extrahera och analysera HR-relaterad data (HR Analytics) är ett växande område. En växande skara av leverantörer, Big Data och att fler får upp ögonen för mer avancerade metoder såsom  prediktiv analys är några bidragande faktorer. Eftersom personalkostnader ofta är en organisations största utgift och en stor potential i att öka inkomsterna ligger i att utveckla personalen är detta enligt mig förvånansvärt outvecklat jämfört med andra områden (såsom försäljning och marknadsföring).

Men oavsett vilket problem du försöker lösa med hjälp av rapporter och analyser ligger grunden alltid i att förstå vad du egentligen vill ha ut av svaren.

En lärdom jag gjort efter att fördjupat mig i detta område sammanfattar Albert Einstein bra:

“If I had an hour to solve a problem I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions.”

HR-system innehåller mängder av data, men att börja att utgå från befintlig data och sedan ”fiska” efter samband eller rapporter är sällan den bästa vägen att gå. Att istället utgå från vilka problem eller mål som organisationen har och vilken data som krävs för att åtgärda/uppnå detta kommer ge bättre resultat.

Vad är era utmaningar och vilken data krävs för att kunna analysera dessa?

Vad är hunden och vad är svansen?

”Att integrera olika HR-system är som att en veterinär syr på en svans på en hund. Integration är enkelt så länge du vet vad som är hunden och vad som är svansen. Men du kommer få problem om du istället försöker sy ihop två hundar. Problemet är att alla leverantörer tror de är hundar.”

Thomas Otter, tidigare VP Research på Gartner

Tre sorters HR-system

Generellt sett kan HR-system delas in i tre olika kategorier:

  • HR-system som en del av ett större affärssystem
  • Löne- och HR-system
  • Nischade HR-system (best-of-breed)

Den första kategorin är HR-system som moduler i större affärsystem. HR-modulerna säljs sällan separat utan köps till (eller ingår) som en del. Kategorin domineras av stora, internationella leverantörer såsom SAP och Oracle.

Gemensamma löne- och HR-system är oftast leverantörer som från början utvecklat renodlade lönesystem men sedan kompletterat med funktionalitet för fler HR-processer. Dessa tillägg fokuserar främst på transaktionella delar såsom tid och bemanning. Leverantörerna i denna kategori har till skillnad från affärssystemen oftast lokal anknytning eftersom lönesystem sällan är globala. Exempel är Aditro och Bluegarden.

Den sista kategorin, nischade leverantörer (best-of-breed), är leverantörer som enbart inriktar sig på HR-processer. Det kan både vara leverantörer som inriktar sig på enskilda processer (exempelvis rekrytering) eller integrerade system. Cornerstone OnDemand är exempelvis en leverantör som enbart inriktar sig på talent management-processer.

Vad ska du som kund välja? Det finns för- och nackdelar med alla tre kategorier. Har du redan ett affärsystem är det alltid en god idé att överväga systemets HR-modul om en sådan erbjuds, inte minst av ekonomiska skäl. Har det inte heltäckande funktionalitet kan best-of-breed-system komplettera.

De system som både har funktionalitet för lön och HR är som sagt ofta starka på det transaktionella. Eftersom de alltid är av svenskt eller nordiskt ursprung är systemet väl anpassade efter våra länder. Dock har denna typ av leverantörer går av naturliga skäl dock inte i bräschen inom andra områden.

Anledningar till att byta HR-system

Varför byta HR-system? Egentligen finns enbart några få giltiga anledningar till att göra det:

Organisationen har genom uppköp eller sammanslagningar många olika plattformar som därför behöver konsolideras/rationaliseras

Det kommer bli så pass dyrt att uppgradera det nuvarande systemet att det är ekonomiskt försvarbart att lika gärna byta ut det

Det nuvarande systemet möter inte kraven från verksamheten

Vad är inte lika giltiga anledningar?

  • Du vill ha bättre rapporteringsmöjligheter
    Detta går vanligtvis att lösa genom att ha ett externt rapporteringsverktyg och att ha någon som är duktig på att bygga rapporter.
  • Du använder för lite funktionalitet
    Detta är inte ett problem som är relaterat till systemet i sig utan snarare hur duktiga användarna är på att få ut maximalt av det.
  • Det finns bättre system på marknaden
    Börja med att titta på hur väl utformade era processer är innan ni tittar på nya system.

Så upphandlar du HR-system

En normal upphandling av HR-system kan generellt delas in i fyra olika faser:

Uppstart av projekt > Behovsanalys > Urvalsprocess > Avtalsprocess

I det initiala fasen förankras projektet med ledningen och en översiktlig tids- och aktivitetsplan sätts liksom budget. Projektet bemannas med lämpliga personer.  Ett bra bemannat projekt involverar processägare, chefer, medarbetare och IT-avdelningen. Detta görs för att få en så bred bild som möjligt. I senare steg krävs det att användare och personer med verksamhetskunskap är med för att systemet ska kunna skapa maximalt värde.

I andra fasen, behovsanalysen, går man igenom nuläget och det görs en nyttovärdering. Exempel på frågor att gå igenom:

  • Vad är vårt nuläge i form av system och processer (vem, vad , hur)? Vad fungerar bra och mindre bra?
  • Vad är vårt börläge? Vad kan förbättras utifrån nuläget?
  • Vad är vår vision? Vilka är effektmålen?
  • Hur ser vår IT-strategi ut? Vilken typ av system vill vi ha?
  • Hur gör andra organisationer?
  • Vilka system finns på marknaden?

Resultatet av denna behovsanalys inte nödvändigtvis behöver landa i att det behövs nya system. Kanske utnyttjas de nuvarande inte fullt ut? Eller att det som inte fungerar tillfredställande går att lösa på andra sätt? Jag har själv varit med i flera förstudier där utgångspunkten varit att byta system, men där behovet egentligen ”bara” varit att se över hur de befintliga faktiskt används – något som troligtvis sparat kunden mycket tid och pengar.

Om ett nytt system är alternativet bryts resultatet från behovsanalysen ner till övergripande krav. Målet är inledningsvis att identifiera leverantörer och sedan eliminera de som inte lever upp till kraven.

Det sista steget i behovsanalyset är gå vidare med ett fåtal leverantörer som anses vara mest kvalificerade och mer på djupet förstå deras lösningar. Som kund vill du inte spendera den största delen av tiden med många olika leverantörer, utan lära känna de mest intressanta på djupet.

Ett tips är att vid visningarna ha ett körschema med user stories. Dels kan du lättare jämföra olika lösningar och du som kund kan leda mötena på ett annat sätt, dels kan testfallen återanvändas vid testning och kontroller att funktioner verkligen levererats. I den senare delen av urvalsfasen bör det inte vara för många leverantörer kvar eftersom alla måste få en rimlig chans att förstå era behov. På denna nivå handlar det inte bara vilka funktioner de erbjuder utan även hur systemen enligt leverantörerna kan användas för att lösa problemen. Att göra detta med alltför många är inte rimligt. Det är med det sagt inte heller att rekommendera att enbart titta på en leverantör. Att ha två-tre stycken gör det möjligt att jämföra lösningen och gör det lättare att förhandla om priset.  Förhoppningsvis är det möjligt att teckna avtal med någon av dessa.

Vanliga fällor i upphandlingsprocessen:

  • Tidsplanen är alltför tight från början.
  • Det finns inte tillräckligt med interna resurser.
  • Leverantörer bjuds in innan kunden förstått vad de vill ha.
  • Hänsyn tas enbart till funktionella krav. Ett system kan ha massa funktioner, men om de inte går att använda på ett vettigt sätt är de värdelösa. De måste ha en kontext som gör de lätta att använda.

Tips:

  • Vem som implementerar systemet är i princip lika viktigt som hur bra själva systemet är. Detta gäller båda interna resuser och externa konsulter. Säkerställ att ni får hjälp av kvalificerade konsulter. En del leverantörer har arméer av säljare men extrem brist på duktiga konsulter. Likaså har vissa leverantörer för många projekt på gång samtidigt att de kanske inte har resurser nog att göra en bra implementation för er.
  • Om de som kommer arbeta med förvaltning och support när systemet väl är implementerat också är engagerade i urvals- och implementationsfasen kommer övergången till förvaltning bli smidigare.
  • Våga spänn bågen och förbättra det som behöver förbättas ni tittar på börläge. Inget kommer lösa sig av sig självt bara för att systemet byts ut. Tvärtom kommer ett bättre system troligtvis synliggöra dåliga processer ännu mer.
  • Se krav som rörliga, dvs. att de kan komma att ändras efterhand som ni lär er om verksamhetens behov.  Egentligen är målet med hela projektet rörligt fram tills dess att en ny lösning är implementerad. Det är i princip omöjligt att veta allt på förhand så det är lika bra att ha en nykter syn inför detta. Genom detta synsätt är det med andra ord är det inte på något sätt ett misslyckande att ta två steg framåt och ett bakåt (inte låsa in sig alltför mycket i de olika stegen).
  • Tänk långsiktigt. Ett nytt HR-system kommer finnas i många år och därför är det viktigt att inte enbart tänka på vad som behövs här och nu utan även i framtiden.
  • Prioritera kraven – vad är verkligen kritiskt och vad är snarare bonus?
  • Eftersom sådana här projekt görs så sällan i en organisation –  anlita extern hjälp. Detta sparar tid, sänker kostnaden och förbättrar kvaliteten i projektet.
  • Att vänta på svar från leverantörer kan bli en potentiell tidstjuv.
  • Ta referenser, helst via egna nätverk. Andra kunder är den bästa källan till information.
  • Gå inte enbart på priset för själva systemet. Detta utgör enbart en del av den totala kostnaden. Ett längre resonemang om vad ett HR-system kostar finns här.

Hur lång tid tar det att upphandla HR-system? Tidsperioden beror mycket på hur djupt behovet är att dyka ner i processer, hur detaljerade kraven ska vara och hur många leverantörer som ska vara inblandade. För väldigt stora organisationer kan det ta upp till ett år, medan det för mindre företag går att göra betydligt snabbare. Mellan tummen och pekfingret tar det 3-6 månader, men beror som sagt mycket på hur detaljerat varje steg är. Här får man helt enkelt göra en avvägning mellan tidsåtgång och kvalitet. Risken är att en taffligt genomförd upphandling kommer kosta mer i längden.

« Äldre inlägg

© 2016 HRT Insight

Tema av Anders NorenUpp ↑